Faktura wystawiona przez dostawcę (kontrahenta) i przekazana nabywcy jest dowodem księgowym obcym, ponieważ pochodzi z zewnątrz jednostki. W praktyce księgowej "obcy" oznacza: sporządzony przez podmiot zewnętrzny, a nie "dotyczący czegoś obcego".
Określenie dowód księgowy własny dotyczy dokumentów wystawianych przez samą jednostkę, np. faktur sprzedaży, not obciążeniowych czy dokumentów wewnętrznych sporządzanych na potrzeby ewidencji. Faktura od dostawcy nie spełnia tego kryterium, bo nie jest przygotowana przez jednostkę księgującą.
Dowód księgowy wtórny (zastępczy) pojawia się wtedy, gdy brakuje dowodu źródłowego i trzeba udokumentować operację innym dokumentem dopuszczalnym w danej organizacji rachunkowości. Typowa faktura zakupu jest dla nabywcy dokumentem źródłowym, więc nie kwalifikuje się jako wtórna tylko dlatego, że może istnieć w kopii czy duplikacie.
Opcja dotycząca dowodu stanu i ruchu środków trwałych odnosi się do dokumentów typowych dla ewidencji środków trwałych (np. przyjęcie, likwidacja, przemieszczenie). Faktura może być podstawą zakupu środka trwałego, ale sama w sobie jest dowodem obcym, a dokumenty "stanu i ruchu" to odrębna grupa dowodów w systemie ewidencyjnym.
Wskazówka egzaminacyjna: najpierw odpowiedz sobie na pytanie "kto wystawił dokument?". Jeśli kontrahent (dostawca/odbiorca) – zwykle będzie to dowód obcy; jeśli jednostka – dowód własny. Dopiero potem rozważ, czy dokument jest zastępczy (wtórny) albo specyficzny dla danej ewidencji (np. środki trwałe).
