W piśmie urzędowym (oraz w typowej korespondencji biurowej) data sporządzenia jest elementem kluczowym: porządkuje obieg dokumentów, ułatwia rejestrację i archiwizację oraz pozwala jednoznacznie ustalić, kiedy pismo zostało przygotowane. Z tego powodu układ graficzny, który nie przewiduje pola na datę, uznaje się za niekompletny.
W przedstawionym przykładzie widać m.in.:
- dane nadawcy (nazwa, adres, NIP/REGON),
- zwrot grzecznościowy,
- treść pisma,
- formułę zakończenia i miejsce na podpis.
Jednak brakuje daty (zwykle umieszczanej w górnej części dokumentu, często z miejscowością). To wystarcza, aby odpowiedzieć, że układ nie jest poprawny.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- "Tak, układ jest poprawny." – pomija brak daty, czyli brak formalny, który ma znaczenie w praktyce kancelaryjnej.
- "Nie, brakuje numeru telefonu i adresu e-mail." – telefon i e-mail mogą być użyteczne w stopce, ale nie są elementem koniecznym w każdym piśmie urzędowym; ich brak nie przesądza o niepoprawności.
- "Nie, brakuje adresu do korespondencji." – adres do korespondencji bywa wymagany tylko w określonych sytuacjach; w wielu przypadkach jest tożsamy z adresem siedziby i nie musi występować jako osobna pozycja.
Wskazówka egzaminacyjna: przy pytaniach o układ pisma najpierw sprawdź elementy "metryki" (data, oznaczenie stron, podpis), a dopiero potem elementy dodatkowe (telefon, e-mail, stopka marketingowa).
