W obrocie handlowym między dostawcą a odbiorcą występuje kilka typowych dokumentów, ale pełnią one różne funkcje. Dokumentem, który rozlicza transakcję sprzedaży i stanowi podstawę do zapłaty, jest faktura. Zwykle to właśnie dostawca wystawia fakturę dla odbiorcy, wskazując strony transakcji, przedmiot sprzedaży, wartości oraz warunki płatności.
Odpowiedź "specyfikacja" nie jest właściwa, gdy pytanie dotyczy brakującego dokumentu w korespondencji handlowej prowadzącej do rozliczenia. Specyfikacja (zestawienie) najczęściej służy do szczegółowego opisania zawartości paczek lub pozycji dostawy i ułatwia kontrolę ilościową, ale sama w sobie nie zastępuje dokumentu rozliczeniowego.
Odpowiedź "reklamacja" również nie pasuje do standardowego obiegu dokumentów przy poprawnie zrealizowanej dostawie. Reklamacja pojawia się dopiero wtedy, gdy występuje problem (np. uszkodzenie, braki, niezgodność z zamówieniem). Jest to dokument procesu spornego, a nie element obowiązkowego, rutynowego rozliczenia dostawy.
Odpowiedź "dowód księgowy Pz" odnosi się do dokumentu magazynowego potwierdzającego przyjęcie towaru do magazynu (w praktyce sklep/magazyn). PZ pomaga w ewidencji stanów, ale nie jest dokumentem wystawianym po to, by naliczyć i egzekwować należność od odbiorcy. Dlatego w schemacie korespondencji dostawca–odbiorca, gdy brakuje dokumentu potwierdzającego sprzedaż i kwotę do zapłaty, najbardziej logicznym brakującym dokumentem jest faktura.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w odpowiedziach są jednocześnie dokumenty rozliczeniowe (faktura) i magazynowe (PZ), najpierw ustal, czy pytanie dotyczy zapłaty/rozrachunków czy przyjęcia na stan. To pomaga uniknąć automatycznego wyboru "magazynu" tylko dlatego, że temat dotyczy dostawy.
