Opis wskazuje na komórkę organizacyjną typową dla małych i średnich firm, gdzie jedna jednostka wykonuje szeroki zakres zadań biurowych. Kluczowe są tu dwa elementy: realizowanie funkcji kancelarii ogólnej (czyli obsługi obiegu pism, przyjmowania i ekspedycji korespondencji, podstawowej ewidencji dokumentów) oraz obsługi administracyjno-technicznej kierowników (np. organizacja spotkań, terminarz, przygotowanie dokumentów do podpisu, kontakt z interesantami).
Taki łączony zakres zadań odpowiada pojęciu sekretariatu uniwersalnego, który nie jest przypisany wyłącznie do jednego działu ani do jednej osoby, lecz pełni rolę "wielozadaniową" w strukturze organizacji.
- "działowy" może kojarzyć się z obsługą konkretnego działu (np. kadr, sprzedaży). W opisie nie ma ograniczenia do jednego działu, przeciwnie: pojawia się szeroki zakres obejmujący kancelarię ogólną.
- "osobisty" sugeruje sekretariat dedykowany jednemu kierownikowi (lub bardzo wąskiej grupie) i skoncentrowany na jego pracy. Opis mówi o rozwiązaniu typowym organizacyjnie dla MŚP, łączącym też funkcje kancelaryjne całej firmy.
- "konferencyjny" wiąże się przede wszystkim z obsługą narad, posiedzeń i wydarzeń (logistyka spotkań, sale, protokoły). Tutaj elementem rozstrzygającym jest wykonywanie zadań kancelarii ogólnej, a nie wyłącznie obsługa spotkań.
Wskazówka egzaminacyjna: w pytaniach o rodzaje sekretariatów najpierw zaznacz, czy opis dotyczy jednej osoby, jednego działu, czy raczej wielu zadań naraz w całej organizacji. To zwykle najszybciej prowadzi do poprawnej klasyfikacji.
