W organizacji pracy biurowej spotyka się różne typy sekretariatów, które można rozróżniać m.in. według funkcji i okoliczności działania. Konferencja, sympozjum czy wystawa to wydarzenia organizowane w określonym czasie i miejscu, często z udziałem wielu osób (uczestników, prelegentów, gości, wystawców). Taka forma aktywności wymaga wsparcia administracyjnego, ale zwykle nie jest to wsparcie stałego działu, tylko obsługa skoncentrowana na konkretnej imprezie.
Odpowiedź "imprez" jest właściwa, ponieważ sekretariat pracujący podczas wydarzeń odpowiada typowo za zadania takie jak: przyjmowanie zgłoszeń, rejestracja i identyfikacja uczestników, przygotowanie list i materiałów, obsługa korespondencji, udzielanie informacji, prowadzenie dokumentacji oraz koordynacja przepływu informacji między organizatorami a uczestnikami.
- "osobiste" jest niepoprawne, bo sekretariat osobisty jest związany z obsługą konkretnej osoby (np. kierownika), jej kalendarza, korespondencji i kontaktów, a nie z obsługą masowego wydarzenia.
- "działowe" jest niepoprawne, bo sekretariat działowy obsługuje stałą jednostkę organizacyjną (dział/komórkę), realizując zadania wynikające z bieżącej pracy tego działu, niezależnie od imprez okazjonalnych.
- "uniwersalne" jest niepoprawne, bo określenie to sugeruje stałą, ogólną obsługę wielu spraw bez wskazania, że sekretariat został powołany do pracy na potrzeby konkretnego wydarzenia.
Wskazówka egzaminacyjna: zwracaj uwagę na słowa kluczowe w treści zadania. Gdy pojawiają się nazwy wydarzeń (konferencja, sympozjum, wystawa), zwykle chodzi o obsługę "na czas imprezy", a nie o strukturę stałą (dział) ani obsługę jednej osoby.
