Sprawozdanie z działalności archiwum ma charakter sprawozdawczo‑ewidencyjny: pokazuje, co archiwum zrobiło w danym okresie oraz jaki jest stan materiałów pozostających w jego pieczy. Dlatego w takim dokumencie typowo pojawiają się informacje o:
- zmianach organizacyjnych i kadrowych wpływających na pracę archiwum (np. obsada, powierzenie zadań, reorganizacja),
- współpracy i uzgodnieniach z archiwum państwowym (np. w zakresie normatywów kancelaryjnych, zasad postępowania z dokumentacją, opiniowania procedur),
- ilości i rodzaju dokumentacji przejętej do archiwum w danym roku, w tym dokumentacji kategorii A, która ma trwałą wartość i stanowi część zasobu archiwalnego.
Natomiast informacja o zasadach obiegu pism w instytucji dotyczy przede wszystkim funkcjonowania kancelarii (rejestracja i obieg spraw, dekretacja, terminy, obieg korespondencji, znakowanie spraw). To obszar regulowany zwykle wewnętrznymi procedurami kancelaryjnymi, a nie element "raportu z pracy archiwum" rozumianego jako podsumowanie przejęć, ewidencji i obsługi zasobu.
Dlatego odpowiedź "zasad obiegu pism w instytucji" jest właściwa: jest to temat kancelaryjny, a nie typowy składnik sprawozdania z działalności archiwum.
Pozostałe odpowiedzi są wiarygodne w kontekście sprawozdawczości archiwum, ponieważ opisują: (1) czynniki kadrowe wpływające na realizację zadań, (2) współpracę z archiwum państwowym, (3) mierzalne efekty pracy archiwum w postaci przejętej dokumentacji (w tym kategorii A). Częsty błąd polega na utożsamianiu archiwum z kancelarią i przenoszeniu pojęć "obiegu pism" do dokumentów sprawozdawczych archiwum.
