W postępowaniu administracyjnym ugoda jest czynnością podejmowaną w ramach sprawy prowadzonej przez organ, a jej treść musi zostać utrwalona jako dokument urzędowy w aktach sprawy. Z tego powodu sporządzenie ugody (w sensie przygotowania i formalnego utrwalenia dokumentu w formie pisemnej albo elektronicznej) należy do organu prowadzącego postępowanie – praktycznie wykonuje to upoważniony pracownik tego organu.
Odpowiedź "upoważniony pracownik organu administracji, przed którym toczy się postępowanie." jest właściwa, bo łączy dwa kluczowe elementy: (1) ugoda jest związana z konkretnym postępowaniem oraz (2) dokument sporządza osoba działająca w imieniu organu i w granicach udzielonego upoważnienia.
Pozostałe propozycje odzwierciedlają typowe nieporozumienia:
- "jedna ze stron postępowania administracyjnego." – strona jest uczestnikiem postępowania i może składać oświadczenia, wnioski oraz negocjować treść ugody, ale dokument urzędowy włącza do akt organ; strona nie ma kompetencji do sporządzania urzędowej postaci ugody.
- "pełnomocnik jednej ze stron postępowania administracyjnego." – pełnomocnik działa w imieniu strony (np. składa pisma), jednak nadal nie zastępuje organu w czynnościach, które mają charakter urzędowego sporządzenia dokumentu procesowego.
- "specjalnie do tego celu powołany biegły." – biegły służy wyjaśnieniu okoliczności wymagających wiadomości specjalnych (opinia), a nie sporządzaniu ugody. Łączenie roli biegłego z tworzeniem ugody wynika z mylenia funkcji dowodowych z czynnościami procesowymi organu.
Na egzaminie warto zapamiętać zasadę: strony uzgadniają, organ dokumentuje. Gdy w pytaniu pojawia się "sporządza dokument" w postępowaniu administracyjnym, najczęściej chodzi o pracownika organu działającego na podstawie upoważnienia.
