W pracy biurowej dekretacja to zestaw krótkich dyspozycji (często w formie skrótów lub dopisków) umieszczanych na piśmie, które wskazują, jak ma ono dalej krążyć w organizacji i co należy z nim zrobić po rejestracji oraz zapoznaniu się z treścią. Takie adnotacje nie opisują treści pisma, lecz czynność kancelaryjną lub etap obiegu dokumentu.
Skrót "aa" w tym pytaniu oznacza, że pismo należy dołączyć do akt sprawy. Praktycznie przekłada się to na wpięcie dokumentu do właściwej teczki aktowej (zgodnie ze znakiem sprawy lub symbolem klasyfikacyjnym przyjętym w danej jednostce) tak, aby dokumentacja sprawy była kompletna i możliwa do późniejszego odtworzenia.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są błędne?
- "zostało zakwalifikowane jako poufne" – to opis klauzuli/kwalifikacji informacji, a nie typowej dyspozycji obiegu dokumentu wynikającej z dekretacji. Inny jest cel oznaczenia i inne są skutki kancelaryjne.
- "zawiera dane szczególnie chronione" – to również odnosi się do ochrony danych, a pytanie dotyczy skrótu dekretacyjnego wskazującego, co zrobić z pismem w toku prowadzenia sprawy.
- "należy skierować do ostatecznej aprobaty" – to dyspozycja dotycząca zatwierdzenia/akceptacji, a nie kompletowania dokumentacji. W realnej pracy biurowej "do akt" i "do aprobaty" to różne etapy i różne cele.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w odpowiedziach pojawiają się sformułowania o poufności, danych wrażliwych lub szczególnej ochronie, sprawdź, czy pytanie na pewno dotyczy bezpieczeństwa informacji. W dekretacji częściej chodzi o prostą instrukcję: do akt, do załatwienia, do podpisu, do wiadomości.
