Kategorie archiwalne służą do określenia wartości dokumentacji oraz zasad i czasu jej przechowywania. W systemie kwalifikowania dokumentacji wyróżnia się m.in. kategorię A (materiały archiwalne) oraz kategorie B, BE, Bc (dokumentacja niearchiwalna o różnym charakterze i okresie przechowywania).
Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zawarta w formie aktu notarialnego jest dokumentem założycielskim. Oznacza to, że stanowi podstawę istnienia i funkcjonowania podmiotu gospodarczego: dokumentuje powstanie spółki i jej kluczowe elementy (np. firmę, siedzibę, przedmiot działalności, kapitał zakładowy oraz postanowienia organizacyjne). Z tego powodu ma trwałe znaczenie prawne i dowodowe i nie powinna podlegać brakowaniu.
Dlatego właściwą kwalifikacją jest kategoria A – dokumentacja o najwyższej wartości, przeznaczona do stałego przechowywania. W praktyce archiwalnej dokumenty założycielskie i rejestrowe podmiotów gospodarczych zalicza się do materiałów archiwalnych.
Pozostałe symbole nie pasują do takiego dokumentu:
- B oznacza dokumentację niearchiwalną przechowywaną czasowo (zwykle z okresem w latach), a więc typową dla spraw bieżących, rozliczeń czy obsługi operacyjnej.
- BE to dokumentacja, której dalszy los po upływie określonego czasu zależy od ekspertyzy archiwalnej; nie jest to standardowa kategoria dla dokumentu założycielskiego.
- Bc obejmuje dokumentację o krótkotrwałym, wtórnym znaczeniu praktycznym (pomocniczą), co nie odpowiada randze aktu notarialnego umowy spółki.
Na egzaminie warto zapamiętać prostą zasadę: dokumenty tworzące "tożsamość" jednostki (powstanie, status prawny, kluczowe decyzje) najczęściej mają kategorię A, a dokumenty operacyjne i rozliczeniowe zwykle trafiają do kategorii B (z okresem przechowywania).
