W praktyce urzędu gminy dokumenty księgowe można rozróżniać m.in. według tego, kto je wystawia oraz czy pochodzą z zewnątrz jednostki. Faktura za usługi telekomunikacyjne jest dokumentem wystawionym przez operatora (podmiot zewnętrzny), a urząd jest jej odbiorcą. Z tego powodu taka faktura stanowi dowód księgowy obcy, czyli dokument otrzymany od kontrahenta, który stanowi podstawę ujęcia kosztu i zobowiązania w ewidencji.
Odpowiedź "własnym" jest nieprawidłowa, ponieważ dowód własny to dokument sporządzany przez samą jednostkę (np. wewnętrzny opis operacji, dowód sporządzony przez pracownika w ramach procedury). Faktura od operatora nie spełnia tego kryterium.
Odpowiedź "wewnętrznym" również nie pasuje: dokument wewnętrzny dotyczy operacji dokumentowanych w obrębie jednostki, bez wystawcy zewnętrznego. Faktura za usługi telekomunikacyjne przychodzi z zewnątrz, więc nie jest dowodem wewnętrznym.
Odpowiedź "korygującym" jest błędna, bo dowód korygujący odnosi się do poprawiania wcześniej wystawionego/otrzymanego dokumentu (np. zmiany danych lub wartości). W treści nie ma informacji, że to faktura korygująca lub inny dokument korekty, więc nie ma podstaw, by tak ją klasyfikować.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawia się sformułowanie "urząd otrzymał fakturę od dostawcy/usługodawcy", najpierw sprawdź kryterium pochodzenia: skoro dokument przyszedł od kontrahenta, to jest to typowy przykład dokumentu obcego.
