W archiwum zakładowym dokumentację można rozpatrywać m.in. według tego, czy jest typowa (ogólna) dla większości instytucji, czy specyficzna – wynikająca bezpośrednio z profilu i zadań danej jednostki.
Teatr muzyczny jako instytucja kultury prowadzi działalność artystyczną. Dlatego dokumentacja dotycząca wystawianych spektakli teatralnych ma charakter specyficzny: jest powiązana z wytwarzaniem "produktu" właściwego dla teatru (przedstawienia). W praktyce będą to m.in. materiały związane z repertuarem, przygotowaniem premier, obsadą, realizacją wydarzeń i ich dokumentowaniem.
Pozostałe propozycje to przykłady dokumentacji, która występuje w bardzo wielu organizacjach, niezależnie od branży, więc nie spełnia kryterium specyficzności:
- wypłaty wynagrodzeń aktorów – to dokumentacja kadrowo-płacowa. Może dotyczyć aktorów, ale mechanizm i rodzaj dokumentów (listy płac, umowy, rozliczenia) jest typowy dla każdej jednostki zatrudniającej pracowników.
- remont budynku teatru – to dokumentacja techniczna/inwestycyjna (np. prace budowlane, przeglądy). Występuje w wielu instytucjach posiadających nieruchomości.
- zestawienia finansowe ze sprzedaży biletów – to dokumentacja finansowa/rozliczeniowa. Sprzedaż może mieć różny przedmiot (bilety, usługi, towary), ale same zestawienia i raporty finansowe mają charakter ogólny.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy pojawia się sformułowanie "akta specyficzne", najpierw nazwij podstawową działalność jednostki (tu: działalność artystyczna i spektakle), a dopiero potem odrzuć odpowiedzi dotyczące kadr, finansów i utrzymania obiektu.
