Nadanie sprawie właściwego symbolu klasyfikacyjnego oznacza przyporządkowanie jej do odpowiedniej klasy/hasła w przyjętym systemie klasyfikacji dokumentacji. Narzędziem, które bezpośrednio do tego służy, jest jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA). To w JRWA znajdują się ujednolicone hasła rzeczowe oraz symbole klas, według których rejestruje się i prowadzi sprawy. Dzięki temu dokumentacja w całej jednostce jest oznaczana spójnie, co ułatwia wyszukiwanie akt, porządkowanie teczek oraz późniejsze czynności archiwalne.
Dlaczego pozostałe propozycje nie pasują:
- "dziennik korespondencji" służy przede wszystkim do ewidencji wpływającej i/lub wychodzącej korespondencji (rejestr przesyłek). Może pomagać w kontroli obiegu pism, ale nie jest narzędziem klasyfikacji rzeczowej, więc nie nadaje symboli klas JRWA.
- "regulamin organizacyjny" opisuje strukturę jednostki, kompetencje komórek i zasady organizacji pracy. Jest ważny dla ustalenia odpowiedzialności i obiegu zadań, ale nie zawiera listy klas rzeczowych ani symboli klasyfikacyjnych spraw.
- "instrukcja archiwalna" dotyczy zasad postępowania z dokumentacją w archiwum zakładowym (np. porządkowanie, udostępnianie, przekazywanie). Może odwoływać się do klasyfikacji, jednak sama w sobie nie jest wykazem haseł i symboli. Do przypisania symbolu sprawy sięga się do JRWA.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawiają się słowa "symbol klasyfikacyjny", "klasa", "hasło rzeczowe" lub "wykaz akt", najczęściej chodzi o JRWA. Gdy pojawia się "rejestr/ewidencja korespondencji" – myśl o dziennikach i rejestrach, a gdy "zasady pracy archiwum" – o instrukcji archiwalnej.
