W oddziale szpitalnym dokumentowanie pracy terapeuty zajęciowego powinno odzwierciedlać proces usprawniania pacjenta: co było zaplanowane, co rzeczywiście wykonano, jak pacjent reagował oraz jakie są wnioski do dalszej pracy. Do tego celu właściwa jest karta zajęć, bo stanowi uporządkowany zapis działań terapeutycznych (np. rodzaju aktywności, stopnia samodzielności, tolerancji wysiłku, obserwowanych trudności, zaleceń do kolejnych sesji).
Odpowiedź "historia choroby" jest myląca, ponieważ jest to dokumentacja obejmująca całokształt diagnostyki i leczenia pacjenta w ujęciu klinicznym, zwykle prowadzona w ramach dokumentacji medycznej oddziału, a nie specyficzny zapis pracy terapeuty zajęciowego. Terapeuta może wnosić wpisy lub informacje, ale nie "opracowuje historii choroby" jako swojej podstawowej karty pracy.
"Arkusz przebiegu leczenia" również dotyczy przebiegu leczenia i obserwacji w oddziale (często w ujęciu ogólnomedycznym), dlatego nie jest typowym narzędziem do szczegółowego opisu interwencji zajęciowych. Może współistnieć z dokumentacją terapii, ale nie zastępuje jej.
"Skierowanie na terapię zajęciową" jest dokumentem inicjującym lub zlecającym świadczenie. Nie dokumentuje ono jednak realizacji procesu usprawniania, czyli nie odpowiada na potrzebę systematycznego zapisu wykonanych zajęć i postępów.
Na egzaminie warto pamiętać prostą zasadę: dokument zlecający (skierowanie) uruchamia działanie, a dokument terapeuty (karta zajęć) opisuje wykonanie, reakcję pacjenta i efekty. To rozróżnienie pomaga uniknąć pomyłek między dokumentacją kliniczną oddziału a dokumentacją prowadzenia terapii zajęciowej.
