W inwentaryzacji środków pieniężnych w kasie porównuje się stan księgowy (wynikający z ewidencji) ze stanem rzeczywistym ustalonym w spisie z natury. Wynik spisu jest dokumentowany w protokole inwentaryzacji kasy, w którym wykazuje się m.in. sumę gotówki faktycznie znajdującej się w kasie (często z podziałem na nominały) oraz ewentualne różnice.
Niedobór kasowy występuje wtedy, gdy stan rzeczywisty jest niższy niż stan księgowy. Nadwyżka kasowa występuje w sytuacji odwrotnej – gdy w kasie jest więcej gotówki niż wynika z ksiąg.
W treści zadania podano, że stan księgowy na dzień inwentaryzacji wynosił 11 200 zł, a brakujące dane do ustalenia stanu rzeczywistego pochodzą z fragmentu protokołu. Po zsumowaniu gotówki wykazanej w protokole i porównaniu jej ze stanem księgowym otrzymuje się różnicę. Zgodnie z warunkiem zadania niedobór jest zawiniony i bezsporny, co w praktyce oznacza, że kasjer ponosi odpowiedzialność i jednostka obciąża go wartością niedoboru (kwotą brakującą do stanu księgowego).
Dlatego poprawna jest odpowiedź "165 zł", bo odpowiada wartości niedoboru ustalonego na podstawie protokołu spisu z natury.
- Odpowiedź "265 zł" jest błędna, bo nie odpowiada różnicy między stanem księgowym a stanem rzeczywistym wynikającym z protokołu; typowym źródłem takiego wyniku jest pomyłka w sumowaniu pozycji protokołu lub w odczycie nominałów.
- Odpowiedź "210 zł" jest błędna, ponieważ nie jest to wartość niedoboru z dokumentu; taki wynik często powstaje przy pominięciu jednej pozycji w zestawieniu gotówki albo odwróceniu kolejności porównania.
- Odpowiedź "245 zł" jest błędna z analogicznego powodu: nie wynika z prawidłowego porównania stanów. To częsty efekt nieuwagi (np. błędne przepisanie kwoty) lub mechanicznego szukania "podobnej" liczby zamiast ustalenia różnicy.
Wskazówka egzaminacyjna: zawsze wykonuj dwa kroki: (1) ustal stan rzeczywisty z protokołu (sumowanie), (2) porównaj z saldem księgowym i nazwij różnicę (niedobór/nadwyżka). Dopiero potem decyduj, jaka kwota podlega rozliczeniu.
