Protokół stwierdzenia uszkodzenia lub zaginięcia akt wypożyczonych jest dokumentem o znaczeniu dowodowym i ewidencyjnym. Ma on potwierdzić, że w trakcie udostępnienia (wypożyczenia) doszło do naruszenia zasobu: akta zaginęły, zostały uszkodzone lub stwierdzono braki.
W praktyce archiwum zakładowego sporządza się go w dwóch egzemplarzach, ponieważ każdy egzemplarz pełni inną funkcję:
- Egzemplarz do akt – włącza się do właściwej teczki: może zastępować brakujące materiały (gdy akta zaginęły) albo dokumentować szkody i okoliczności (gdy akta są uszkodzone). Dzięki temu informacja o incydencie "zostaje" przy danym zespole dokumentacji i jest widoczna przy dalszej pracy z aktami.
- Egzemplarz archiwum – przechowuje się w archiwum zakładowym w osobnej teczce (kontrolno-ewidencyjnej). Ułatwia to kontrolę udostępnień, rozliczanie użytkowników oraz analizę strat i uszkodzeń w zasobie.
Typowe elementy protokołu (istotne w pracy archiwisty) to m.in.: sygnatura/oznaczenie akt, dane osoby wypożyczającej (np. imię i nazwisko oraz stanowisko), opis uszkodzenia lub fakt zaginięcia/braków oraz data sporządzenia.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe? Wskazania "Jednym." lub "Czterech." nie odpowiadają celowi dokumentu: jeden egzemplarz nie zabezpiecza jednocześnie akt i kontroli archiwum, a cztery egzemplarze nie wynikają z typowej procedury i prowadziłyby do zbędnej biurokracji. Odpowiedź "Trzech." bywa wybierana przez skojarzenie z innymi protokołami w obiegu dokumentów, ale w tym przypadku standardem są dwa egzemplarze: do akt i do archiwum.
Wskazówka egzaminacyjna: zapamiętaj zasadę "jeden zostaje przy aktach, drugi zostaje w archiwum". To logicznie uzasadnia liczbę dwóch egzemplarzy.
