Faktura "pro forma" jest w praktyce obrotu gospodarczego dokumentem informacyjnym. Jej celem jest przedstawienie kontrahentowi warunków finansowych planowanej transakcji: kwot, pozycji, danych stron oraz często terminu i sposobu płatności. W spedycji bywa wykorzystywana np. wtedy, gdy klient ma dokonać wpłaty przed realizacją usługi lub gdy strony chcą potwierdzić kosztorys przed wystawieniem dokumentu rozliczeniowego.
Dlatego poprawna jest odpowiedź: "Poinformowania jak będzie wyglądać rzeczywista faktura i jakie będą koszty zrealizowanej transakcji." – dobrze oddaje funkcję pro formy jako zapowiedzi/wyceny rozliczenia.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- "Opłacenia podatku za zrealizowane usługi." – to typowa pomyłka wynikająca z traktowania pro formy jak faktury sprzedaży. Pro forma sama w sobie nie powinna być rozumiana jako dokument rodzący obowiązki podatkowe; służy raczej komunikacji handlowej.
- "Zaewidencjonowania należności w księgach rachunkowych." – ewidencja należności wymaga dokumentu księgowego stanowiącego podstawę zapisu. Pro forma jest zwykle uznawana za dokument pomocniczy i nie służy do księgowania należności.
- "Zaksięgowania przychodu." – przychód księguje się na podstawie dokumentów sprzedażowych spełniających wymagania rachunkowe/podatkowe. Pro forma ma charakter wstępny i informacyjny, więc nie jest właściwą podstawą do ujęcia przychodu.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w odpowiedziach pojawiają się słowa "zaksięgować", "ewidencjonować", "podatek", a pytanie dotyczy pro formy, najczęściej chodzi o rozpoznanie, że pro forma to informacja/oferta rozliczeniowa, a nie dokument księgowy.
