W druku spersonalizowanym (druku zmiennych danych) kluczowe jest przygotowanie bazy rekordów, z której system produkcyjny będzie pobierał informacje do podmiany w projekcie (np. imię, nazwisko, adres, numer klienta, kody). Najwygodniejsza jest struktura tabelaryczna: każdy odbiorca/egzemplarz to osobny wiersz (rekord), a każda informacja zmienna to osobna kolumna (pole).
Odpowiedź "XLSX" pasuje do takiego zastosowania, ponieważ arkusz kalkulacyjny naturalnie przechowuje dane w wierszach i kolumnach, pozwala je porządkować, filtrować, sprawdzać kompletność i przygotować do importu w workflow personalizacji.
Pozostałe formaty nie spełniają roli bazy danych do personalizacji:
- "TIFF" to format obrazu rastrowego. Jest użyteczny do przechowywania grafiki do druku, ale nie do przechowywania listy rekordów i pól personalizacji.
- "HTML" służy do opisu struktury stron internetowych. Może zawierać tabelę, ale nie jest typowym, wygodnym formatem wymiany bazy rekordów do druku (łatwo o problemy z kodowaniem, znacznikami i interpretacją treści).
- "MPEG" to format materiałów wideo. Nie jest przeznaczony do zapisu danych tekstowych/rekordów używanych w personalizacji.
W praktyce przed wysłaniem bazy do produkcji warto sprawdzić: spójność nagłówków kolumn, brak pustych pól w danych krytycznych, jednolity format kodów/pocztowych oraz usunięcie zbędnych spacji. To ogranicza błędy personalizacji i reklamacje.
