Kategoria BE5 odnosi się do dokumentacji, która ma określony okres przechowywania (5 lat), ale po jego upływie nie jest automatycznie kwalifikowana do zniszczenia. Zamiast tego wymaga ekspertyzy archiwalnej, czyli oceny, czy dokumentacja ma dalszą wartość (np. dowodową, historyczną, organizacyjną) i czy powinna zostać zachowana dłużej, czy może zostać wybrakowana.
W praktyce okresy przechowywania wyrażone w latach liczy się jako pełne lata kalendarzowe, zwykle od 1 stycznia roku następującego po roku wytworzenia akt. Dla akt wytworzonych w 2009 r. bieg pięciu lat obejmuje lata 2010, 2011, 2012, 2013 i 2014. Oznacza to, że pięć lat przechowywania upływa z końcem 2014 r., a czynność ekspertyzy (podjęcie decyzji po zakończeniu okresu) przypada w roku 2015.
Dlaczego pozostałe lata są nieprawidłowe?
- 2014 bywa wybierany przez osoby, które utożsamiają "upływ 5 lat" z momentem wykonania ekspertyzy. W typowym ujęciu 2014 jest ostatnim rokiem pięcioletniego okresu przechowywania, a ekspertyza jest działaniem następującym po jego zakończeniu.
- 2010 wynika z błędnego przekonania, że ekspertyzę wykonuje się niemal od razu po wytworzeniu akt lub z pominięcia wymaganego okresu pięciu lat.
- 2016 to błąd polegający na nieuzasadnionym "dodaniu roku zapasu" bez podstawy w zasadach liczenia okresów, przez co przesuwa się termin czynności o jeden rok.
Wskazówka egzaminacyjna: przy kategoriach typu B5 lub BE5 zawsze ustal najpierw, od kiedy liczysz lata (najczęściej od następnego roku), potem wyznacz ostatni rok okresu, a dopiero na końcu rok czynności (brakowanie lub ekspertyza).
