Protokół zdawczo-odbiorczy służy do udokumentowania faktu, że określone mienie, dokumenty albo zakres obowiązków zostały przekazane przez jedną stronę i odebrane przez drugą. Z tego wynika podstawowy wymóg formalny: w treści protokołu trzeba jednoznacznie wskazać stronę przekazującą oraz stronę odbierającą (np. nazwę jednostki/stanowiska, imię i nazwisko, a często także dane identyfikacyjne zależnie od procedur organizacji).
Odpowiedź "strony przekazującej i odbierającej." jest poprawna, bo tylko takie ujęcie odzwierciedla dwustronny charakter czynności. Bez danych obu stron dokument traci wartość dowodową w obiegu wewnętrznym: nie wynikałoby z niego, kto przekazał, a kto przejął przedmiot przekazania.
Odpowiedzi jednostronne ("tylko strony odbierającej." oraz "tylko strony przekazującej.") są nieprawidłowe, ponieważ protokół nie jest wyłącznie potwierdzeniem odbioru ani wyłącznie oświadczeniem zdającego. Ma on potwierdzać zgodność przekazania i przyjęcia, zwykle wraz z opisem stanu, ilości, kompletności oraz ewentualnych uwag.
Odpowiedź "strony odbierającej i prezesa firmy." wprowadza typowy błąd formalizmu: obecność osoby funkcyjnej (np. prezesa) nie jest elementem definicyjnym protokołu. Podpis przełożonego może pojawić się w określonych procedurach zatwierdzania, ale nie zastępuje wskazania strony przekazującej, która jest konieczna, aby ustalić przebieg czynności.
W praktyce, poza określeniem stron, w protokole zwykle spotyka się też: datę i miejsce, przedmiot przekazania (wykaz), stan/uwagi, liczbę załączników oraz podpisy osób przekazującej i odbierającej.
