Polecenie przelewu jest dyspozycją przekazania środków pieniężnych, dlatego w obiegu gospodarczym musi opierać się na dokumencie, który jednoznacznie potwierdza zobowiązanie oraz wskazuje kwotę do zapłaty. Taką rolę pełni faktura: zawiera dane stron, przedmiot transakcji, wartości netto, stawki i kwoty VAT oraz wartość brutto, a w praktyce również termin płatności. Dzięki temu księgowość może zaksięgować zobowiązanie i przygotować płatność zgodnie z warunkami.
Odpowiedź "zamówienia" jest błędna, bo zamówienie jest dokumentem inicjującym transakcję (informuje, co ma być dostarczone i na jakich warunkach), ale nie jest rozliczeniem zakończonej sprzedaży i nie przesądza o ostatecznej kwocie do zapłaty po realizacji dostawy. Podobnie "potwierdzenie zamówienia" oznacza akceptację warunków przez sprzedawcę, ale nadal nie jest dokumentem rozliczeniowym i nie zastępuje faktury w rozrachunkach.
Odpowiedź "dowodu księgowego Wz" także nie jest właściwa: dokument WZ (wydanie zewnętrzne) potwierdza wydanie towaru z magazynu i jest ważny dla gospodarki magazynowej oraz kontroli ilościowej, ale nie pełni funkcji dokumentu płatniczego i nie zawiera kompletu informacji typowych dla rozliczeń (np. VAT i kwoty brutto do zapłaty). W praktyce proces wygląda następująco: zamówienie → potwierdzenie zamówienia → dostawa z WZ → wystawienie/otrzymanie faktury → weryfikacja formalno-merytoryczna → polecenie przelewu. Taka kolejność pomaga uniknąć płatności bez właściwej podstawy księgowej i podatkowej.
