Dokumentacja oznaczona jako kategoria A to materiały archiwalne o trwałej wartości (historycznej, dowodowej lub badawczej), które powinny być zachowane bezterminowo. W praktyce oznacza to, że nie traktuje się ich jak zwykłej dokumentacji bieżącej ani jak akt, które można po prostu dalej "magazynować" u dowolnego podmiotu.
W sytuacji likwidacji instytucji kluczowe jest zapewnienie ciągłości opieki nad materiałami kategorii A. Właściwą drogą jest przekazanie ich do właściwego archiwum państwowego, które przejmuje materiały do zasobu, zapewnia warunki przechowywania, ewidencję i udostępnianie zgodnie z zasadami archiwalnymi.
Pozostałe propozycje są błędne, bo dotyczą innych ról lub innych typów usług:
- Organ założycielski instytucji może pełnić nadzór właścicielski lub organizacyjny, ale nie jest domyślnym podmiotem przejmującym materiały archiwalne kategorii A do zasobu.
- Notariusz zajmuje się czynnościami notarialnymi w obrocie prawnym; nie jest instytucją archiwalną właściwą do przejmowania państwowego zasobu archiwalnego.
- Wyspecjalizowana firma przechowalnicza może świadczyć usługi magazynowania dokumentacji, ale nie zastępuje archiwum państwowego w zakresie przejmowania i prowadzenia materiałów kategorii A.
Na egzaminie warto zapamiętać prostą regułę: kategoria A = przekazanie do archiwum państwowego (zwłaszcza przy likwidacji), natomiast pozostałe rozwiązania zwykle odnoszą się do przechowywania dokumentacji niearchiwalnej lub do czynności organizacyjno-prawnych.
