W przypadku likwidacji jednostki organizacyjnej kluczowe jest rozróżnienie, czym są materiały archiwalne, a czym dokumentacja niearchiwalna. Materiały archiwalne stanowią część narodowego zasobu archiwalnego i wymagają trwałego zabezpieczenia oraz przechowywania w systemie archiwów państwowych. Z tego powodu właściwym adresatem przekazania jest właściwe terytorialnie archiwum państwowe, które przejmuje odpowiedzialność za dalsze przechowywanie, opracowanie i udostępnianie.
Odpowiedź "archiwum Ministerstwa Kultury" jest nieprawidłowa, ponieważ przekazywanie materiałów archiwalnych odbywa się do archiwum państwowego właściwego ze względu na określone kryteria (w tym terytorialne), a nie wprost do ministerstwa jako organu administracji centralnej. W praktyce funkcjonuje sieć archiwów państwowych, które realizują zadania przechowywania i udostępniania zasobu.
Wariant "firmy przechowalniczej" wprowadza typowy błąd polegający na utożsamieniu przechowywania akt z usługą magazynowania. Firmy mogą świadczyć usługi przechowywania dokumentacji na zlecenie, ale nie zastępują publicznego systemu przejmowania i ochrony materiałów archiwalnych w sytuacji likwidacji jednostki.
Odpowiedź "organizatora likwidowanej jednostki organizacyjnej" również nie trafia w istotę pytania. Organizator (np. podmiot tworzący lub nadzorujący) może mieć określone obowiązki organizacyjne, ale nie jest standardowym miejscem docelowym przekazania materiałów archiwalnych, których docelowym depozytariuszem ma być archiwum państwowe.
Na egzaminie warto zapamiętać regułę: materiały archiwalne → archiwum państwowe, natomiast dokumentacja niearchiwalna podlega innym zasadom (np. brakowaniu, przekazaniu następcy prawnego) zależnym od przepisów i ustaleń organizacyjnych.
