Dokumentacja oznaczona kategorią B jest dokumentacją niearchiwalną, która nie podlega wieczystemu przechowywaniu, ale musi być przechowywana przez określony czas. Jeżeli jednostka organizacyjna jest likwidowana, a dokumentacja kat. B jest jeszcze "nieprzeterminowana" (nie upłynął wymagany okres przechowywania), nie można jej ani dowolnie porzucić, ani traktować jak materiałów archiwalnych.
W takiej sytuacji "zabezpieczenie" polega przede wszystkim na zapewnieniu ciągłości przechowywania oraz odpowiedzialności za dokumentację (warunki lokalowe, ochrona danych, możliwość odszukania i udostępnienia w razie potrzeby). Odpowiedź "zawarcie umowy z podmiotem zewnętrznym na odpłatne dalsze przechowywanie dokumentacji" realizuje właśnie ten cel: wskazuje formalną, kontrolowalną i rozliczalną formę przekazania obowiązku przechowywania.
Pozostałe propozycje są błędne, bo nie zapewniają właściwej drogi postępowania:
- "wykonanie spisów zdawczo-odbiorczych i przesłanie ich do archiwum państwowego" jest typowym skojarzeniem z przekazywaniem materiałów archiwalnych, ale samo przesłanie spisów nie rozwiązuje problemu przechowywania dokumentacji kat. B i może dotyczyć innej kategorii dokumentacji.
- "przekazanie dokumentacji zaufanemu pracownikowi archiwum zakładowego" przenosi problem na osobę, bez gwarancji podstawy prawnej, warunków przechowywania, ciągłości odpowiedzialności oraz kontroli dostępu.
- "złożenie dokumentacji w dobrze zabezpieczonym magazynie i zaplombowanie" opisuje wyłącznie zabezpieczenie fizyczne, ale nie organizuje opieki nad dokumentacją: kto odpowiada, jak zapewnić ewidencję, dostęp i ochronę w całym okresie przechowywania.
Na egzaminie warto zapamiętać zasadę: przy likwidacji jednostki dokumentacja kat. B wymaga takiego rozwiązania, które daje ciągłość przechowywania i formalną odpowiedzialność, a nie tylko doraźne "schowanie" dokumentów.
