Norma ISO 30301:2019 ("Management systems for records — Requirements") opisuje wymagania dla systemu zarządzania dokumentami w organizacji. Jej celem jest takie zorganizowanie działań, aby dokumenty (records) były tworzone, przechwytywane, utrzymywane i wykorzystywane w sposób kontrolowany, zgodny z polityką organizacji oraz wspierający realizację jej zadań.
Poprawne jest stwierdzenie: "dotyczy zarządzania dokumentami, niezależnie od ich formy", ponieważ podejście MSR obejmuje dokumentację papierową, elektroniczną oraz mieszaną (hybrydową). Norma koncentruje się na wymaganiach systemowych (polityka i cele, role i odpowiedzialności, procesy, monitorowanie, doskonalenie), a nie na jednym typie nośnika.
Stwierdzenie, że norma jest "obowiązkowa do stosowania", jest nieprawidłowe w ujęciu ogólnym: normy ISO mają zasadniczo charakter dobrowolny. Obowiązek mógłby wynikać dopiero z odrębnych wymagań (np. kontraktowych), ale nie jest to cecha samej normy.
Odpowiedzi ograniczające normę wyłącznie do dokumentów papierowych albo wyłącznie do elektronicznych są błędne, bo mylą zakres normy z potocznym skojarzeniem "archiwum = papier" lub "zarządzanie = IT". W praktyce technik archiwista pracuje z różnymi postaciami dokumentacji, a ISO 30301 porządkuje zarządzanie nimi jako całością w ramach jednego systemu.
- Wskazówka egzaminacyjna: gdy w odpowiedzi pojawia się słowo "wyłącznie", często oznacza to zbyt wąskie ujęcie i warto je skonfrontować z zasadą "niezależnie od formy".
