System kancelaryjny bezdziennikowy opiera się na prowadzeniu spraw i gromadzeniu ich dokumentacji w sposób zapewniający kompletność oraz łatwe odtworzenie przebiegu załatwiania sprawy. Kluczowe jest tu rozróżnienie dwóch czynności: ewidencjonowania (rejestrowania wpływu/wysyłki) oraz przechowywania dokumentów sprawy.
Odpowiedź "teczce aktowej" jest właściwa, ponieważ teczka aktowa służy do gromadzenia wszystkich pism, załączników i notatek odnoszących się do jednej sprawy (czyli tworzących akta sprawy). Dzięki temu pracownik ma w jednym miejscu całą historię: pismo wpływające, dekretację, projekty odpowiedzi, uzgodnienia i pismo wychodzące.
Pozostałe propozycje nie pasują do pytania:
- "teczce akt osobowych" dotyczy dokumentacji pracowniczej (kadr), a nie ogólnych spraw prowadzonych w kancelarii. Jest to inny typ dokumentacji i inny sposób jej porządkowania.
- "książce korespondencyjnej" ma charakter ewidencyjny (służy do zapisu faktu wpływu lub wysłania korespondencji), ale nie jest właściwym miejscem przechowywania wszystkich pism jednej sprawy.
- "dzienniku korespondencyjnym" również kojarzy się z rejestrowaniem korespondencji, a nie z przechowywaniem akt sprawy; ponadto w systemie bezdziennikowym nacisk kładzie się na akta spraw, a nie na dziennik jako podstawę porządkowania.
W praktyce biurowej warto zapamiętać prostą zasadę: rejestr pomaga odnaleźć sprawę, a teczka aktowa zawiera jej treść. Na egzaminie zwracaj uwagę na sformułowanie "dotyczące danej sprawy" — to podpowiada, że odpowiedź ma odnosić się do akt sprawy, czyli teczki aktowej.
