System kancelaryjny mieszany oznacza, że w jednej organizacji funkcjonują równolegle dokumenty w postaci papierowej oraz elektronicznej. To jednak nie znaczy, że pojedynczy rodzaj dokumentu w strukturze archiwum powinien mieć jako format wpis "mieszany".
W praktyce porządkowania i prowadzenia archiwum kluczowa jest jednoznaczność opisu: dla każdej kategorii/serii dokumentów wskazuje się format główny przechowywania (papierowy albo cyfrowy). Taki zapis ułatwia:
- odkładanie i wyszukiwanie dokumentów,
- ustalanie miejsca przechowywania i zasad udostępniania,
- planowanie digitalizacji, brakowania i przekazywania do archiwum.
Dlatego odpowiedź "Korespondencja" jest poprawna: w tabeli przy korespondencji widnieje format "Mieszany", który nie wskazuje jednoznacznie, gdzie i w jakiej postaci jest to podstawowo przechowywane.
Pozostałe wpisy są poprawne, bo podają konkretny format: "Umowy – Papierowy", "Faktury – Cyfrowy", "Zdjęcia – Papierowy". Nawet jeśli w realnej pracy mogą istnieć kopie w drugim formacie (np. skan), to w strukturze archiwum powinien być wskazany format główny, a nie opis "mieszany" dla jednej kategorii.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy widzisz "system mieszany", sprawdź, czy pytanie dotyczy organizacji (całości) czy opisu konkretnej kategorii dokumentów. To częste źródło pomyłek.
