Przy likwidacji instytucji archiwista zakładowy musi dopilnować, aby stan dokumentacji był rzetelnie ustalony i udokumentowany. Z tego powodu właściwą czynnością jest przeprowadzenie skontrum i uaktualnienie środków ewidencyjnych.
Skontrum to kontrola zasobu polegająca na porównaniu tego, co faktycznie znajduje się w archiwum (jednostki archiwalne, teczki, tomy), z tym, co wynika z ewidencji. Ma to szczególne znaczenie, gdy dokumentacja ma zostać przekazana lub przejęta przez inną jednostkę: trzeba wykazać braki, nadwyżki, błędy opisów oraz doprowadzić ewidencję do stanu zgodnego z rzeczywistością.
Uaktualnienie środków ewidencyjnych (np. spisów, wykazów, rejestrów) jest naturalnym następstwem skontrum: jeżeli w trakcie kontroli wychodzą rozbieżności, ewidencja musi zostać poprawiona tak, by odzwierciedlała stan faktyczny. Dzięki temu przekazanie dokumentacji jest czytelne, weryfikowalne i nie rodzi sporów co do kompletności.
Pozostałe propozycje nie oddają najważniejszego obowiązku wprost:
- Opracowanie planu porządkowania całości zasobu jest działaniem organizacyjnym, ale samo w sobie nie stanowi kluczowego obowiązku rozliczeniowo-kontrolnego na moment likwidacji i nie gwarantuje zgodności stanu akt z ewidencją.
- Odtajnianie dokumentacji nie jest typową czynnością archiwisty zakładowego wykonywaną "z urzędu" przy likwidacji; decyzje dotyczące klauzul i trybu znoszenia ograniczeń mają zwykle odrębny reżim i wymagają właściwych uprawnień oraz procedur.
- Przekazanie na brakowanie nieaktualnej dokumentacji niearchiwalnej może występować w praktyce, ale jest to odrębny proces wymagający spełnienia warunków i nie zastępuje podstawowego zadania: sprawdzenia kompletności i poprawności ewidencji całego zasobu.
Na egzaminie warto zapamiętać: w sytuacjach "granicznych" (likwidacja, przekazanie, przejęcie) pierwszeństwo mają czynności kontrolno-ewidencyjne, bo one przesądzają o wiarygodności informacji o zasobie.
