KWALIFIKACJA EKA3 - STYCZEŃ 2019

W archiwistyce układ akt to przyjęta zasada systematyzacji dokumentacji w obrębie zespołu (lub zbioru), tak aby odzwierciedlała sposób działania wytwórcy i ułatwiała wyszukiwanie. Dla akt organizacji (np. stowarzyszenia) typowym rozwiązaniem jest układ funkcjonalny, czyli grupowanie dokumentacji według funkcji i zadań realizowanych przez wytwórcę (np. zarządzanie, członkostwo, działalność merytoryczna, finanse, sprawy organizacyjne).

Odpowiedź "Funkcyjnego." jest właściwa, ponieważ pozwala zachować logiczne powiązania między dokumentami wynikające z tego, jak organizacja działała i jakie procesy prowadziła. Dzięki temu akta związane z tym samym obszarem działalności są razem, nawet jeśli powstały w różnych latach lub obejmują wiele podobnych nazw.

Pozostałe propozycje są niepoprawne w tym znaczeniu, że nie stanowią podstawowej zasady układu całego zespołu akt organizacji:

• "Naukowego." – taki porządek kojarzy się z klasyfikacjami dziedzin wiedzy (np. bibliotekarstwo), a nie z metodycznym układem zespołu archiwalnego wytwórcy instytucjonalnego.
• "Alfabetycznego." – bywa używany pomocniczo (np. w indeksach, wykazach, spisach), ale jako główny układ zespołu często rozrywa związki między aktami jednej funkcji i utrudnia analizę działalności wytwórcy.
• "Chronologicznego." – również może wystąpić pomocniczo (np. w obrębie jednej teczki lub serii), ale jako nadrzędna zasada dla całej dokumentacji miesza różne funkcje i typy spraw, co pogarsza odtwarzanie struktury działalności.

Na egzaminie warto pamiętać: gdy pytanie dotyczy akt konkretnego wytwórcy (instytucji/organizacji), kluczowa jest zasada porządkowania zgodna z jego funkcjami i strukturą działania, a nie wyłącznie "kolejnością" (A–Z lub daty).