Weryfikacja kategorii archiwalnych polega na sprawdzeniu, czy dokumentacji przypisano właściwą kwalifikację (np. materiały archiwalne lub dokumentację niearchiwalną z określonym czasem przechowywania) zgodnie z zasadami obowiązującymi w danej jednostce. Podstawowym narzędziem, które łączy klasyfikację rzeczową z kwalifikacją archiwalną, jest rzeczowy wykaz akt. To właśnie on przypisuje do haseł/klas wykazu odpowiednie kategorie archiwalne i stanowi punkt odniesienia przy kontroli poprawności prowadzenia teczek.
Odpowiedź "o rzeczowy wykaz akt." jest poprawna, ponieważ wykaz akt zawiera uporządkowany system haseł oraz przypisane im kategorie, dzięki czemu można porównać kategorię nadaną na teczce lub w spisie z kategorią wynikającą z wykazu.
Pozostałe propozycje nie są właściwą podstawą weryfikacji kategorii:
- "o statut." – statut określa cele, zadania i ustrój jednostki, ale nie służy do klasyfikowania spraw ani ustalania kategorii przechowywania dokumentacji.
- "o schemat organizacyjny." – schemat pokazuje strukturę komórek i podległość, pomaga w ustaleniu wytwórcy akt, lecz nie zawiera zasad kwalifikacji archiwalnej poszczególnych typów dokumentów.
- "o instrukcję o organizacji archiwum." – instrukcja reguluje organizację i tryb pracy archiwum zakładowego (np. przyjmowanie, ewidencję, udostępnianie), ale zwykle nie jest dokumentem, który przypisuje kategorie do haseł rzeczowych; tę rolę pełni wykaz akt.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy pytanie dotyczy kategorii archiwalnych, szukaj dokumentu, który jest "mapą spraw" w jednostce i zawiera kategorie przy hasłach – w praktyce jest to wykaz akt.
