W teczce aktowej przechowuje się dokumentację odnoszącą się do wielu spraw (albo do jednej sprawy, jeśli jest to teczka sprawy), dlatego kluczowe jest utrzymanie porządku, który odpowiada sposobowi ewidencjonowania i wyszukiwania. Najbardziej funkcjonalny jest układ według kolejności ze spisu spraw: sprawy ułożone są rosnąco, zaczynając od numeru 1. Dzięki temu osoba pracująca z teczką może szybko przejść do interesującej sprawy, a także łatwiej stwierdzić, czy jakaś sprawa nie została pominięta.
W ramach każdej pojedynczej sprawy stosuje się dodatkowy, wtórny porządek: chronologię dokumentów. Taki układ pozwala odczytać przebieg postępowania w sprawie (kolejne wpływy, odpowiedzi, notatki, rozstrzygnięcia) i jest praktyczny zarówno przy bieżącym prowadzeniu, jak i przy późniejszym porządkowaniu lub udostępnianiu.
- Odpowiedź "alfabetycznie sprawami, a w ramach spraw chronologicznie" jest nieprawidłowa, bo alfabet nie odpowiada podstawowemu narzędziu ewidencyjnemu spraw (spisowi spraw) i utrudnia kontrolę ciągłości numeracji.
- Odpowiedź "według dat wpływu, począwszy od daty najstarszej do najwcześniejszej" jest błędna, ponieważ miesza porządek całej teczki z porządkiem wewnątrz sprawy. Ponadto sformułowanie "od najstarszej do najwcześniejszej" jest logicznie niespójne (to ten sam kierunek), a w praktyce daty nie zastępują numeru sprawy jako klucza wyszukiwania.
- Odpowiedź "zgodnie z numerami z rejestru korespondencji" jest nieprawidłowa, bo rejestr korespondencji nie jest tym samym co spis spraw; numer korespondencji może dotyczyć pojedynczych pism, a nie całych spraw, więc nie zapewnia stabilnego układu akt spraw.
Wskazówka egzaminacyjna: zapamiętaj zasadę "najpierw numer sprawy (spis spraw), potem czas (chronologia w sprawie)". To pomaga odróżnić porządkowanie teczki od porządkowania dokumentów w ramach jednej sprawy.
