W treści opisano procedurę, w której to samo pismo jest wielokrotnie rejestrowane oraz następuje kwitowanie (potwierdzanie) jego odbioru i wydania w specjalnie prowadzonej książce korespondencyjnej. Kluczowe są tu dwa elementy:
- rejestrowanie (wpisy do prowadzonego rejestru/dziennika),
- potwierdzanie obiegu (kwitowanie odbioru i wydań).
Określenie system dziennikowy odnosi się właśnie do takiej organizacji ewidencji, w której zasadniczym narzędziem jest dziennik/księga (np. książka korespondencyjna) służąca do zapisywania zdarzeń związanych z pismem. Jeżeli pismo przechodzi przez kolejne etapy obiegu i każdorazowo jest odnotowywane oraz potwierdzane, mechanizm opiera się na dzienniku wpisów.
Pozostałe odpowiedzi nie pasują do opisu, bo wskazują na inne rozwiązania organizacji ewidencji:
- "mieszany" sugeruje łączenie cech różnych systemów. W opisie nie ma informacji o równoległym, alternatywnym sposobie ewidencji – nacisk położono na rejestrowanie w książce.
- "bezdziennikowy" z założenia nie opiera się na klasycznym dzienniku/księdze wpisów jako głównym mechanizmie rejestracji. Tymczasem w pytaniu wprost wskazano książkę korespondencyjną i wielokrotne wpisy/kwitowania.
- "korespondencyjny" brzmi intuicyjnie przez użycie zwrotu "książka korespondencyjna", ale nazwa systemu ma tu znaczenie definicyjne. Sam fakt, że dotyczy korespondencji, nie przesądza o nazwie systemu; decyduje sposób prowadzenia ewidencji (dziennik/księga).
Wskazówka egzaminacyjna: w opisach szukaj słów-kluczy typu dziennik, rejestr, księga, książka oraz czynności wpisywania, ewidencjonowania, kwitowania. To zwykle prowadzi do rozpoznania systemu opartego na dzienniku.
