W archiwum zakładowym spis zdawczo-odbiorczy jest dokumentem ewidencyjnym, na podstawie którego przyjmuje się dokumentację z komórek organizacyjnych. Dlatego opis teczki aktowej (etykieta na teczce) musi być zgodny z informacjami zapisanymi w spisie.
Aby wskazać poprawny opis teczki, porównuje się kluczowe elementy:
- nazwa komórki organizacyjnej, która wytworzyła dokumentację (to nie jest nazwa archiwum zakładowego, tylko komórki przekazującej),
- znak teczki (symbol komórki + symbol klasyfikacyjny),
- daty skrajne (rok lub lata, których dotyczą dokumenty w teczce),
- kategoria archiwalna (np. A albo B z liczbą lat przechowywania).
Odpowiedź B jest prawidłowa, ponieważ zawiera komplet wymaganych danych i są one identyczne jak w spisie: ta sama komórka, ten sam znak teczki, ten sam rok jako daty skrajne oraz ta sama kategoria archiwalna.
Pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe, bo każda wprowadza rozbieżność, która w praktyce powoduje błędną identyfikację teczki:
- A – typowy błąd "podmiany komórki": wpisano nazwę archiwum/inną jednostkę zamiast komórki wytwarzającej oraz niezgodny znak teczki.
- C – błąd w datach skrajnych: nawet przy zgodnym znaku teczki niewłaściwy rok oznacza inną zawartość teczki.
- D – błąd w kategorii archiwalnej: zmiana kategorii (np. z B na A) zmienia zasady przechowywania i kwalifikacji dokumentacji.
Na egzaminie warto stosować zasadę: sprawdź cztery pola zawsze w tej samej kolejności (komórka → znak → daty → kategoria). To ogranicza ryzyko przeoczenia pojedynczej różnicy.
