W opisie teczki aktowej jedną z kluczowych informacji są daty skrajne, czyli najwcześniejsza i najpóźniejsza data dokumentów znajdujących się w jednostce. Gdy dokumentacja jest dzielona na kilka tomów, opis powinien umożliwiać szybkie ustalenie, co dokładnie znajduje się w każdym tomie, bez konieczności ich przeglądania.
Odpowiedź "Protokoły posiedzeń ciał kolegialnych" jest właściwa, ponieważ protokoły odnoszą się do konkretnych posiedzeń odbywających się w określone dni (lub przynajmniej w konkretnych miesiącach). Przy wielotomowości samo podanie lat bywa niewystarczające: dwa tomy z tego samego roku mogą obejmować różne miesiące lub konkretne daty posiedzeń. Doprecyzowanie zakresu do poziomu dziennego lub miesięcznego zwiększa precyzję ewidencji i ułatwia udostępnianie.
Pozostałe propozycje są mniej trafne w kontekście potrzeby uzupełniania opisu o daty dzienne/miesięczne:
- "Sprawozdania roczne" są z natury dokumentacją o rytmie rocznym; typowo ich podstawową cechą jest rok sprawozdawczy, więc uszczegóławianie do dni/miesięcy zwykle nie jest kluczowe dla identyfikacji zawartości.
- "Materiały robocze do rocznych planów działalności" mogą być obszerne, ale ich opis najczęściej opiera się na cyklu planistycznym (np. rok), a nie na pojedynczych zdarzeniach z konkretną datą, co osłabia sens precyzji dziennej jako wyróżnika tomu.
- "Korespondencja dotycząca współpracy międzyresortowej" może występować w wielu tomach, jednak sama kategoria korespondencji jest szeroka; bez dodatkowych kryteriów (np. sprawy, tematu, kontrahenta) doprecyzowanie tylko datą dzienną/miesięczną nie zawsze jest najbardziej informacyjne dla rozróżnienia tomów.
W praktyce egzaminacyjnej warto zapamiętać zasadę: gdy dokumentacja składa się z wielu pojedynczych zdarzeń rozproszonych w czasie (jak posiedzenia), a tomów jest więcej niż jeden, precyzyjniejsze daty skrajne pomagają jednoznacznie odróżnić tomy i ułatwiają wyszukiwanie.
