W typowej organizacji obieg korespondencji zaczyna się od punktu, w którym pismo "wpływa" do jednostki (fizycznie lub elektronicznie). Zadaniem tego etapu jest zapewnienie, aby dokument został zarejestrowany i trafił do właściwego adresata wewnątrz organizacji możliwie szybko i bez pomyłek.
Rolę tę najczęściej pełni sekretariat (czasem w strukturze nazywany także kancelarią). Do jego działań należą m.in.:
- przyjęcie korespondencji wpływającej,
- wstępna analiza formalna (np. sprawdzenie, do kogo jest adresowane pismo),
- rejestracja/odnotowanie wpływu zgodnie z przyjętą praktyką,
- rozdział i przekazanie pism do właściwych komórek lub osób.
Odpowiedź "sekretariat." jest więc poprawna, bo opisuje komórkę organizacyjną wykonującą czynności kancelaryjno-administracyjne związane z obsługą wpływającej korespondencji.
Pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe, ponieważ opisują stanowiska kierownicze. "dyrektor." i "kierownik jednostki." odpowiadają przede wszystkim za nadzór, decyzje i kierowanie pracą, a nie za techniczną obsługę wpływu pism. "kierownik działu." zajmuje się zarządzaniem danym działem i rozpatruje dokumenty, które do niego trafią, ale nie prowadzi centralnego rozdziału całej korespondencji wpływającej do jednostki.
W kontekście logistyki i magazynu warto pamiętać, że podobny mechanizm dotyczy dokumentów obrotu magazynowego (np. zleceń, reklamacji, zapytań): ważne jest ich poprawne przyjęcie, rejestracja i przekazanie do realizacji do właściwego obszaru.
