Proces brakowania dokumentacji niearchiwalnej powinien przebiegać w kolejności wynikającej z logiki postępowania i kontroli nad dokumentacją. Najpierw potrzebna jest ocena dokumentacji (selekcja): ustala się, które jednostki aktowe nie stanowią materiałów archiwalnych i mogą zostać wyłączone z dalszego przechowywania. Bez tego kroku nie wiadomo, co w ogóle ma trafić do brakowania.
Następnie wykonuje się przygotowanie listy (spisu) dokumentów przeznaczonych do brakowania. Taki wykaz pełni funkcję porządkującą i dowodową: pozwala jednoznacznie wskazać, jakie akta są objęte brakowaniem oraz ułatwia weryfikację, czy zniszczone zostaną dokładnie te pozycje, które zostały ocenione jako niearchiwalne.
Dopiero po zakończeniu etapu oceny i sporządzeniu spisu możliwe jest zniszczenie dokumentów. Zniszczenie jest etapem końcowym, bo jest nieodwracalne i powinno dotyczyć wyłącznie dokumentacji uprzednio wytypowanej i ujętej w wykazie.
Dlaczego pozostałe warianty są błędne?
- Układy, w których zniszczenie pojawia się przed oceną, ignorują zasadę, że nie można niszczyć dokumentacji przed jej selekcją i udokumentowaniem decyzji.
- Układy, w których lista/spis powstaje po zniszczeniu, są nielogiczne: spis ma obejmować to, co ma być niszczone (i zwykle służy kontroli), więc musi powstać wcześniej.
- Warianty zaczynające od spisu bez oceny sugerują ewidencjonowanie "w ciemno" – bez ustalenia, czy dana dokumentacja w ogóle kwalifikuje się do brakowania.
W nauce do egzaminu warto zapamiętać prostą sekwencję: najpierw decyzja (ocena), potem dokumentowanie decyzji (spis), na końcu wykonanie (zniszczenie).
