Proces tworzenia formalnej struktury do organizacji dokumentów w archiwum najlepiej opisuje pojęcie klasyfikacji. W ujęciu praktycznym jest to budowanie (a następnie konsekwentne stosowanie) schematu klas/kategorii, do których przypisuje się sprawy i teczki. Taka struktura porządkuje dokumentację według przyjętych kryteriów (np. rzeczowych lub funkcjonalnych) i umożliwia jednolite odkładanie akt oraz utrzymanie spójnego układu w czasie.
Odpowiedź "katalogowanie" jest nieadekwatna, ponieważ katalogowanie kojarzy się przede wszystkim z ewidencją i opisem jednostek (tworzeniem rekordów katalogowych), a nie z projektowaniem samego układu klas, według których dokumenty mają być grupowane. Katalog może wykorzystywać wyniki klasyfikacji, ale nie jest z nią tożsamy.
Odpowiedź "indeksacja" dotyczy tworzenia indeksów, haseł i punktów dostępu, które ułatwiają wyszukiwanie informacji w zasobie. Indeksacja wzmacnia odnajdywalność, ale nie odpowiada na pytanie o formalną strukturę porządkowania dokumentów jako całości.
Odpowiedź "selekcja" odnosi się do kwalifikowania dokumentacji (np. do dalszego przechowywania, przekazania lub brakowania). Selekcja może być elementem procesu archiwalnego, lecz nie jest projektowaniem struktury organizacyjnej dokumentów, tylko decyzją o ich dalszym losie.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w treści pojawiają się słowa "układ", "kategorie", "struktura", "przypisywanie do klas", najczęściej chodzi o klasyfikację. Gdy nacisk jest na "opis", "rekord", "wyszukiwanie" – myśl o katalogowaniu lub indeksacji.
