W procedurze brakowania dokumentacji niearchiwalnej kluczowe jest rozróżnienie etapu wnioskowania od etapu fizycznego zniszczenia. Na etapie składania wniosku jednostka musi przekazać archiwum państwowemu informacje pozwalające ocenić, czy wśród dokumentacji przewidzianej do zniszczenia nie znajdują się materiały archiwalne.
Dlatego poprawna jest odpowiedź: "spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia". To właśnie spis jest wymaganym załącznikiem do wniosku o zgodę na brakowanie. W praktyce spis powinien być na tyle kompletny, aby umożliwić archiwum państwowemu ocenę rodzaju akt, dat skrajnych, liczby jednostek i podstawowych oznaczeń ewidencyjnych.
Pozostałe odpowiedzi opisują dokumenty, które są mylone z właściwym załącznikiem albo występują w innych czynnościach archiwalnych:
- "wykaz spisów zdawczo-odbiorczych i spisy zdawczo-odbiorcze" dotyczą przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego/składnicy akt, a nie są standardowym załącznikiem do wniosku o brakowanie kierowanego do archiwum państwowego.
- "protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej i wykaz spisów zdawczo-odbiorczych" brzmi formalnie, ale miesza różne dokumenty i etapy; protokół oceny bywa kojarzony ze starszymi praktykami, jednak nie jest wymaganym załącznikiem do wniosku w aktualnej procedurze opisanej w kontekście.
- "protokół zniszczenia dokumentacji oraz dokumentacja komisji brakowania" odnosi się do czynności wykonywanych po uzyskaniu zgody i po dokonaniu zniszczenia (protokół zniszczenia jest dokumentem potwierdzającym wykonanie czynności), więc nie może być załącznikiem do wniosku składanym wcześniej.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli pytanie dotyczy załącznika do wniosku, szukaj dokumentu, który opisuje co ma zostać zniszczone (spis), a nie dokumentów potwierdzających że już zniszczono (protokół zniszczenia) ani dokumentów z innych procesów ewidencyjnych (spisy zdawczo-odbiorcze).
