Dokumentację archiwalną często dzieli się m.in. według rodzaju zapisu i formy materiału. W tym ujęciu wyróżnia się m.in. dokumentację aktową (tekstowo-sprawową), techniczną (rysunki techniczne, projekty), kartograficzną (mapy i plany) oraz audiowizualną (nagrania obrazu i/lub dźwięku).
Odpowiedź "kartograficznej" jest poprawna wtedy, gdy załączony rysunek przedstawia przestrzeń w sposób typowy dla map i planów. Do najczęstszych cech rozpoznawczych materiałów kartograficznych należą: układ mapowy, odwzorowanie terenu lub obszaru, obecność skali (liczbowej lub liniowej), siatki/odniesień, znaków umownych oraz elementów opisu takich jak nazwy geograficzne. Nawet jeśli forma jest "rysunkowa", to przy mapowym charakterze przedstawienia jest to dokumentacja kartograficzna.
Odpowiedź "technicznej" byłaby właściwa przede wszystkim dla rysunków przedstawiających obiekty lub elementy w konwencji inżynierskiej (np. rzuty, przekroje, wymiarowanie, tolerancje, symbole branżowe). Sama obecność linii nie przesądza o technicznym charakterze – kluczowa jest funkcja i sposób zapisu.
Odpowiedź "aktowej" dotyczy typowych akt: pism, formularzy, protokołów i dokumentów sprawowych, czyli materiałów, w których dominującym nośnikiem informacji jest tekst. Rysunek o charakterze mapy/planu nie spełnia tej definicji.
Odpowiedź "audiowizualnej" odnosi się do materiałów wymagających odtwarzania (np. film, nagranie dźwiękowe, zapis wideo). Statyczny rysunek/mapa nie jest dokumentacją audiowizualną, nawet jeśli jest "obrazem" w potocznym sensie.
Wskazówka egzaminacyjna: najpierw oceń, co materiał przedstawia (przestrzeń/teren czy obiekt techniczny), potem szukaj cech typowych (skala/legenda vs. wymiarowanie), a dopiero na końcu wybieraj kategorię dokumentacji.
