W sytuacji likwidacji jednostki jednym z najważniejszych zadań archiwisty jest zapewnienie kompletnego i kontrolowalnego przekazania dokumentacji archiwalnej. Żeby przekazanie było prawidłowe, zasób musi być rozpoznany i "policzalny" – a to zapewnia przede wszystkim aktualna ewidencja zasobów archiwum (np. spisy, wykazy, rejestry jednostek archiwalnych). Uaktualnienie ewidencji oznacza w praktyce weryfikację stanu faktycznego: czy wszystkie jednostki są ujęte w ewidencji, czy opisy są zgodne ze stanem teczek/tomów, czy nie ma dubletów, braków lub błędnych sygnatur.
Odpowiedź "Sporządzenie aktualizacji ewidencji zasobów archiwum" jest poprawna, ponieważ stanowi podstawę do dalszych czynności: przygotowania spisów zdawczo-odbiorczych, sprawdzenia kompletności oraz bezpiecznego przejęcia zasobu przez następcę prawnego lub właściwą instytucję. Aktualna ewidencja minimalizuje ryzyko zagubienia dokumentacji i ułatwia późniejsze udostępnianie oraz wyszukiwanie.
Pozostałe propozycje opisują działania nieprawidłowe:
- "Przekazanie dokumentacji bez uprzedniego przygotowania" jest błędne, bo pomija etap porządkowania i kontroli. W praktyce prowadzi to do chaosu, niekompletności i trudności w weryfikacji, co przekazano.
- "Zniszczenie dokumentów nieistotnych dla procesu likwidacji" miesza przekazywanie dokumentacji archiwalnej z brakowaniem. Niszczenie dokumentacji podlega odrębnym zasadom i nie może wynikać z subiektywnej oceny "istotności dla likwidacji".
- "Przekazanie dokumentacji bez sporządzania aktu przekazania" jest błędne, ponieważ przekazanie powinno być udokumentowane (dla odpowiedzialności stron i rozliczalności zasobu). Brak dokumentu przekazania utrudnia ustalenie, co i kiedy zostało przejęte.
Wskazówka egzaminacyjna: w pytaniach o przekazywanie dokumentacji przy likwidacji szukaj odpowiedzi związanych z ewidencją, porządkowaniem, spisami i udokumentowaniem czynności. Odpowiedzi sugerujące "szybkie oddanie" lub "niszczenie, bo niepotrzebne" są zwykle pułapką.
