Cel udostępnienia jest praktycznie kluczową informacją we wniosku o udostępnienie akt, ponieważ wpływa na to, czy udostępnienie jest dopuszczalne, w jakim zakresie i w jakiej formie (np. wgląd na miejscu, kopia, wypis). Ułatwia też prawidłowe udokumentowanie czynności archiwum: kto uzyskał dostęp, do jakiej dokumentacji i z jakiego powodu.
Dlatego właściwą reakcją na wniosek bez wskazanego celu jest skontaktowanie się z osobą składającą wniosek i poproszenie o uzupełnienie tej informacji. W praktyce oznacza to wezwanie do uzupełnienia braków (telefonicznie lub pisemnie), aby archiwum mogło rzetelnie ocenić uprawnienie oraz ewentualne ograniczenia w udostępnieniu.
Pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe, bo prowadzą do ryzyk organizacyjnych i prawnych:
- "Odrzucić wniosek" – często jest to działanie zbyt daleko idące. Standardem w obsłudze spraw jest najpierw umożliwienie uzupełnienia braków, zwłaszcza gdy brak dotyczy informacji, którą wnioskodawca może łatwo doprecyzować.
- "Zaakceptować wniosek i samodzielnie ustalić cel" – archiwum nie powinno domniemywać intencji wnioskodawcy. "Ustalanie celu" bez potwierdzenia od strony może skutkować błędną kwalifikacją sprawy i udostępnieniem nieadekwatnego zakresu dokumentów.
- "Udostępnić akta natychmiast" – pomija etap weryfikacji przesłanek udostępnienia, co może prowadzić do ujawnienia informacji nieuprawnionej osobie oraz braku rozliczalności udostępnienia.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawiają się braki we wniosku, najczęściej prawidłowa procedura polega na uzupełnieniu danych u źródła (kontakt z wnioskodawcą), a dopiero potem na decyzji o udostępnieniu lub odmowie.
