W korespondencji służbowej temat (tytuł) e-maila pełni funkcję "etykiety", która pozwala odbiorcy szybko ocenić, czego dotyczy wiadomość i czy wymaga natychmiastowej reakcji. Dlatego dobry temat powinien być konkretny, zwięzły i jednoznaczny, najlepiej zawierać sedno sprawy.
Odpowiedź "Zmiana harmonogramu pracy" spełnia te kryteria: mówi wprost, że treścią e-maila jest zmiana grafiku/harmonogramu. Dzięki temu pracownik widzi w skrzynce, o czym jest komunikat, może go łatwo odszukać w przyszłości (np. po słowie "harmonogram") i nie musi otwierać wiadomości, by zrozumieć jej temat.
Pozostałe propozycje są typowymi przykładami niepoprawnie sformułowanych tematów:
- "WAŻNE!!!" jest krzykliwe i nieprofesjonalne, a przede wszystkim nie mówi, co jest ważne. Nadmierne znaki interpunkcyjne mogą być odbierane jako nacisk lub chaos organizacyjny.
- "Proszę przeczytać" to polecenie zamiast informacji o treści. Odbiorca nadal nie wie, czego dotyczy wiadomość, więc temat nie spełnia swojej funkcji.
- "Informacja" jest zbyt ogólne: każda wiadomość jest informacją. Taki temat utrudnia wyszukiwanie i może powodować przeoczenie istotnych zmian.
W praktyce warto stosować tematy opisujące sprawę (np. "Zmiana harmonogramu pracy od 01.03" lub "Aktualizacja grafiku – dział sprzedaży"), o ile nie powoduje to nadmiernej długości i jest zgodne z zasadami komunikacji w firmie.
