W inwentaryzacji archiwalnej stosuje się metryczki (formularze opisu), które porządkują informacje o jednostce i ułatwiają jej jednoznaczną identyfikację w inwentarzu. Kluczowe jest to, że różne rodzaje dokumentacji wymagają różnych pól opisu, ponieważ inaczej opisuje się akta, a inaczej nagrania, mapy czy dokumentację techniczną.
Dokumentacja dźwiękowa (nagrania) wymaga wskazania danych pozwalających rozpoznać i odtworzyć materiał, a także odróżnić wersje i nośniki. Metryczka dla nagrania zwykle koncentruje się na identyfikacji samego zapisu oraz jego podstawowych cech, które w praktyce archiwalnej są istotne przy ewidencji, przechowywaniu i udostępnianiu.
Dlatego poprawną odpowiedzią jest dźwiękowej.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są niepoprawne?
- Technicznej – dokumentacja techniczna bywa opisywana przez inne cechy (np. rodzaj opracowania, format projektu/rysunku, identyfikacja obiektu/projektu). Metryczka nastawiona na cechy nagrania nie odpowiada typowym potrzebom ewidencji tej grupy.
- Aktowej – akta (dokumentacja aktowa) opisuje się przede wszystkim poprzez układ kancelaryjny i cechy sprawy/teczki (np. tytuł, daty skrajne, sygnatura, hasła klasyfikacyjne). Metryczka dla nagrania nie jest właściwa dla teczek aktowych.
- Kartograficznej – materiały kartograficzne (mapy, plany) wymagają opisu charakterystycznego dla treści i formy mapy (np. zakres, skala, format), więc używa się metryczek dopasowanych do tej specyfiki, a nie do nagrań.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w metryczce dominują pola związane z cechami nagrania i nośnika, myśl o dokumentacji dźwiękowej; jeśli pola opisują sprawy i teczki – o dokumentacji aktowej; jeśli pojawiają się cechy mapy (np. skala) – o kartograficznej.
