W rachunkowości trzeba rozróżniać dwie różne reguły ewidencji, które często są ze sobą mylone.
- Zasada podwójnego zapisu oznacza, że każda operacja gospodarcza jest ujęta co najmniej na dwóch kontach, po przeciwnych stronach (Wn i Ma) oraz na równe kwoty. W przedstawionym przykładzie na kontach syntetycznych ujęto koszt "Usługi obce" po stronie Wn 5 000 oraz zwiększenie zobowiązania "Rozrachunki z dostawcami" po stronie Ma 5 000. Kwoty są równe, więc ta zasada jest spełniona.
- Zasada powtórzonego zapisu dotyczy zgodności ewidencji konta syntetycznego i jego uszczegółowienia (analityki). Jeżeli na koncie syntetycznym "Rozrachunki z dostawcami" zapisano kwotę po stronie Ma, to na odpowiednim koncie analitycznym danego kontrahenta (np. "Dostawca X") ta sama kwota również powinna znaleźć się po stronie Ma. Dzięki temu suma zapisów (i sald) kont analitycznych zgadza się z kontem syntetycznym.
W zadaniu konto analityczne "Dostawca X" ma zapis 5 000 po stronie Wn, podczas gdy konto syntetyczne "Rozrachunki z dostawcami" ma 5 000 po stronie Ma. To jest sprzeczne z zasadą powtórzonego zapisu, dlatego cały zaprezentowany zapis należy ocenić jako błędny.
Dlaczego pozostałe stwierdzenia są niepoprawne?
- "poprawny, gdyż została zachowana zasada powtórzonego zapisu" – nie jest zachowana, bo strony Wn/Ma syntetyki i analityki nie zgadzają się.
- "błędny, gdyż nie została zachowana zasada podwójnego zapisu" – błąd występuje, ale nie wynika z braku podwójnego zapisu; na syntetykach Wn=Ma jest spełnione.
- "poprawny, gdyż została zachowana zasada podwójnego zapisu" – nawet jeśli podwójny zapis jest zachowany, to nadal zapis może być błędny z powodu niespójności syntetyka–analityka.
W praktyce taki błąd wychodzi przy uzgadnianiu: saldo konta "Rozrachunki z dostawcami" powinno równać się sumie sald wszystkich dostawców w analityce. Gdy strony są pomylone, uzgodnienie się nie zgadza.
