W jednostce organizacyjnej zasady obiegu pism obejmują m.in.: sposób przyjmowania korespondencji, jej rejestrację (np. w dzienniku korespondencji), dekretację (przekazanie do właściwej osoby/komórki), sposób załatwiania spraw oraz wysyłkę i porządkowanie dokumentacji. Dokumentem, który porządkuje te czynności w sposób systemowy, jest instrukcja kancelaryjna.
Odpowiedź "instrukcja kancelaryjna." jest właściwa, ponieważ z definicji opisuje reguły postępowania z korespondencją i dokumentacją w ramach kancelarii/sekretariatu oraz w komórkach organizacyjnych, tak aby obieg pism był jednolity i możliwy do odtworzenia (kto, kiedy i co zrobił z pismem).
Pozostałe propozycje są mylące z następujących powodów:
- "regulamin sekretariatu." – sekretariat może mieć własne zasady organizacyjne, ale nie jest to standardowa nazwa dokumentu, który formalnie reguluje obieg pism w całej jednostce; ponadto obieg pism dotyczy także innych komórek.
- "regulamin pracy." – dotyczy głównie organizacji i porządku w procesie pracy oraz praw i obowiązków pracownika i pracodawcy, a nie technicznego obiegu korespondencji.
- "instrukcja organizacyjna." – jest określeniem zbyt ogólnym; nawet jeśli w firmie występują różne instrukcje, to dla obiegu pism właściwym, rozpoznawalnym dokumentem jest instrukcja kancelaryjna.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawiają się słowa "pismo", "korespondencja", "rejestr", "dekretacja", "wysyłka", najczęściej chodzi o kancelarię i instrukcję kancelaryjną, a nie o regulamin pracy.
