W archiwistyce ocena kompletności zespołu archiwalnego ma znaczenie praktyczne: wpływa na opis zasobu, informowanie użytkowników o ograniczeniach badawczych oraz na planowanie prac porządkowych i konserwatorskich. Zespół może być zachowany w różnym stopniu, a terminologia rozróżnia m.in. zespoły typowe (zachowane celowo i bez istotnych braków), przykładowe (reprezentatywne próbki) oraz zespoły, których integralność została naruszona.
Odpowiedź "5% stanu ogólnego." jest poprawna, ponieważ w materiałach edukacyjnych dla kwalifikacji technik archiwista wskazuje się, że zespół archiwalny uznaje się za zdekompletowany, gdy minimalny procent zniszczenia lub utraty dokumentów wynosi 5% stanu ogólnego. Próg jest celowo niski: utrata nawet relatywnie niewielkiej części (około 1/20 całości) może zaburzyć obraz działalności twórcy zespołu i utrudnić odtwarzanie kontekstu powstania dokumentów.
- Odpowiedź "10% stanu ogólnego." bywa wybierana intuicyjnie, bo jest "okrągła", ale w ujęciu dydaktycznym podnosi próg zdekompletowania ponad przyjętą definicję i może zaniżać wagę mniejszych ubytków.
- Odpowiedź "25% stanu ogólnego." sugeruje już duże straty; taki poziom ubytków może istotnie ograniczać możliwości badawcze, ale nie odpowiada wskazanemu progowi minimalnemu dla kategorii "zdekompletowany".
- Odpowiedź "50% stanu ogólnego." jest charakterystyczna dla skrajnie niepełnych zasobów; w kontekście dydaktycznym tak duża utrata bywa wiązana raczej z pojęciem zespołu szczątkowego, a nie jedynie zdekompletowanego.
W praktyce archiwista szacuje ubytki, porównując stan faktyczny z inwentarzami i pomocami archiwalnymi oraz z informacjami o wytwarzaniu dokumentacji (np. układ kancelaryjny). Kluczowe jest rozróżnienie strat przypadkowych (zniszczenie/utrata) od celowego brakowania dokumentacji niearchiwalnej, bo to wpływa na interpretację kompletności zespołu.
