Zgoda generalna w kontekście brakowania oznacza upoważnienie, które nie dotyczy pojedynczej, jednostkowej sprawy, lecz obejmuje całą dokumentację niearchiwalną albo jej część w danej jednostce organizacyjnej. Z samej nazwy wynika, że ma to być rozwiązanie o charakterze szerszym i bardziej "systemowym" niż jednorazowa zgoda na konkretne brakowanie.
W praktyce archiwalnej kluczowe jest rozpoznanie poziomu kompetencji: czynności porządkowe i obsługa zasobu (w tym działania operacyjne w archiwach) to jedno, a wydawanie zgód generalnych w sprawach brakowania – to drugie. Uprawnienie do udzielania zgody generalnej wiąże się z nadzorem w skali całego systemu, więc właściwy jest organ centralny. Dlatego poprawna jest odpowiedź: "Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych."
Pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe, bo wskazują dyrektorów konkretnych archiwów (AAN, NAC lub archiwum państwowe w Warszawie). Są to instytucje ważne w systemie archiwalnym, jednak z punktu widzenia tego pytania stanowią poziom jednostkowy (konkretna placówka), a nie poziom organu centralnego właściwego do wydawania zgód generalnych. Typową pomyłką na egzaminie jest kierowanie się rozpoznawalnością nazwy instytucji albo miejscowością, zamiast analizą słowa "generalną", które sugeruje kompetencję nadrzędną.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawia się termin typu "generalna", "dla jednostki organizacyjnej" i "całej dokumentacji", najpierw sprawdź, czy odpowiedź nie powinna dotyczyć organu centralnego, a nie dyrektora pojedynczego archiwum.
