Brakowanie to uporządkowana procedura wycofania dokumentacji niearchiwalnej z dalszego przechowywania i przeznaczenia jej do zniszczenia. Nawet gdy chodzi o dokumentację o charakterze manipulacyjnym (Bc), kluczowe jest rozróżnienie między przygotowaniem materiałów do brakowania a wydaniem zgody na brakowanie.
Odpowiedź "dyrektor właściwego archiwum państwowego" wskazuje organ, który dokonuje formalnego zatwierdzenia brakowania. Jest to istotne z punktu widzenia nadzoru archiwalnego: jednostka organizacyjna nie powinna samodzielnie decydować o ostatecznym zniszczeniu dokumentacji, jeśli procedura wymaga zatwierdzenia przez archiwum państwowe.
Dlaczego pozostałe propozycje są błędne?
- "kierownik komórki posiadającej te dokumenty" – komórka może wytworzyć dokumentację i uczestniczyć w jej porządkowaniu, ale nie jest organem właściwym do udzielenia zewnętrznej zgody na brakowanie; to rola nadzoru, a nie właściciela akt.
- "archiwista zakładowy na postawie spisu zdawczo-odbiorczego" – archiwista zakładowy zwykle przygotowuje i kompletuje dokumenty do brakowania oraz prowadzi ewidencję, natomiast spis zdawczo-odbiorczy służy przede wszystkim przekazywaniu dokumentacji do archiwum zakładowego, a nie jest sam w sobie decyzją o jej zniszczeniu.
- "dyrektor jednostki organizacyjnej na prośbę archiwisty zakładowego" – prośba archiwisty może inicjować działania wewnętrzne, lecz sama decyzja kierownika jednostki nie zastępuje zgody właściwego archiwum państwowego, jeśli procedura wymaga zatwierdzenia przez organ nadzorujący.
Wskazówka egzaminacyjna: w pytaniach o brakowanie często "pułapką" jest mylenie ról. Zapamiętaj, że w jednostce najczęściej przygotowuje się brakowanie (selekcja, wykazy, organizacja), natomiast zatwierdza je właściwy organ nadzoru archiwalnego.
