Kwalifikacje w Zawodzie - Testy zawodowe online | Egzaminy Zawodowe

KWALIFIKACJA EKA2 - CZERWIEC 2022



PYTANIE NR 26.
Zgodę na udostępnianie akt znajdujących się w archiwum zakładowym wydaje
A.
B.
C.
D.
Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Zasadniczo zgodę na udostępnienie akt z archiwum zakładowego wydaje kierownik jednostki (np. dyrektor), bo to jednostka odpowiada za posiadaną dokumentację i kontrolę dostępu do niej. Organy administracji archiwalnej sprawują nadzór, ale co do zasady nie podejmują decyzji za daną jednostkę w typowych sprawach udostępniania.

Pełne wyjaśnienie:

Archiwum zakładowe jest częścią jednostki organizacyjnej i przechowuje dokumentację wytworzoną lub zgromadzoną w toku działalności tej jednostki. Z tego powodu decyzje o udostępnianiu akt (czyli dopuszczeniu do wglądu, sporządzenia kopii, wypożyczenia w uzasadnionych przypadkach) są co do zasady podejmowane w ramach kompetencji kierownika jednostki. Odpowiedź "dyrektor jednostki, której podlega archiwum zakładowe" wskazuje właśnie tę zasadę: to kierownictwo jednostki odpowiada za organizację obiegu dokumentacji, jej ochronę oraz kontrolę dostępu.

Dlaczego pozostałe propozycje są niepoprawne w typowym ujęciu egzaminacyjnym?

  • "Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego" – to organ o charakterze centralnym w obszarze kultury, ale w praktyce nie wydaje "zwykłych" zgód na udostępnianie akt przechowywanych w archiwum zakładowym konkretnej jednostki.
  • "Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych" – pełni funkcje kierownicze i nadzorcze w systemie archiwów państwowych, jednak nie zastępuje kierownika danej jednostki w podejmowaniu decyzji dotyczących jej własnej dokumentacji zakładowej.
  • "dyrektor archiwum państwowego właściwego dla jednostki" – archiwum państwowe może sprawować nadzór i wydawać zalecenia, ale nie jest standardowym podmiotem, który udziela zgody na udostępnianie akt pozostających w archiwum zakładowym jednostki.

W nauce do egzaminu warto rozróżniać: kto jest właścicielem/posiadaczem dokumentacji i odpowiada za jej udostępnienie (zwykle jednostka i jej kierownik) oraz kto sprawuje nadzór archiwalny (administracja archiwalna). To rozróżnienie często decyduje o poprawnej odpowiedzi.

Dodatkowe pytania

Dodatkowe pytania (FAQ):
Kto podejmuje decyzję o udostępnieniu akt z archiwum zakładowego?
W typowym modelu organizacyjnym decyzję (zgodę) podejmuje kierownik jednostki organizacyjnej, której podlega archiwum zakładowe, np. dyrektor. Wynika to z odpowiedzialności jednostki za własną dokumentację i kontrolę dostępu do niej.
Dlaczego zgody nie wydaje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych?
NDAP kojarzy się z "najwyższym" organem archiwalnym, ale co do zasady nie podejmuje decyzji w imieniu konkretnej jednostki o udostępnianiu jej dokumentacji zakładowej. Jego rola jest związana z systemem archiwów państwowych i nadzorem, nie z bieżącą zgodą w jednostce.
Co oznacza udostępnianie akt w archiwum zakładowym?
Udostępnianie akt to umożliwienie uprawnionej osobie wglądu do dokumentacji, wykonania odpisu/kopii albo korzystania z akt w określonych warunkach. Zawsze powinno odbywać się w sposób kontrolowany, aby nie naruszyć integralności dokumentów i zasad ochrony informacji.
Czy archiwum państwowe może wydać zgodę na udostępnienie akt zakładowych?
W typowych sprawach udostępniania dokumentacji znajdującej się w archiwum zakładowym decyzję podejmuje jednostka. Archiwum państwowe zwykle pełni rolę nadzorczą i doradczą. W praktyce trzeba jednak sprawdzić procedury jednostki i aktualne przepisy szczególne dla danego rodzaju dokumentacji.
Jakie dokumenty są najczęściej udostępniane z archiwum zakładowego?
Najczęściej udostępnia się akta potrzebne do celów urzędowych jednostki (np. do postępowań, kontroli, rozliczeń) oraz – w granicach uprawnień – dokumenty na potrzeby wnioskodawców zewnętrznych. Zakres i tryb zależą od rodzaju dokumentacji oraz ograniczeń wynikających z ochrony danych i tajemnic.
Jakie są typowe warunki bezpiecznego udostępniania akt?
Typowe warunki to: ewidencja udostępnień, wskazanie osoby odpowiedzialnej, udostępnianie w wyznaczonym miejscu, zakaz wynoszenia bez zgody, ochrona przed uszkodzeniem, oraz kontrola kompletności akt po zwrocie. Dodatkowo często stosuje się udostępnianie kopii zamiast oryginałów.
Dlaczego w pytaniach egzaminacyjnych myli się nadzór z wydaniem zgody?
To częsty błąd, bo organy nadzoru archiwalnego brzmią "ważniej" niż dyrektor jednostki. Nadzór oznacza kontrolę i wytyczne, a nie zastępowanie jednostki w decyzjach o jej dokumentacji. Na egzaminie warto zawsze ustalić, czy pytanie dotyczy archiwum zakładowego, czy archiwum państwowego.
Jak odróżnić archiwum zakładowe od archiwum państwowego w praktyce?
Archiwum zakładowe działa w ramach konkretnej jednostki i przechowuje jej dokumentację. Archiwum państwowe jest odrębną instytucją publiczną, która przejmuje materiały archiwalne i prowadzi udostępnianie zasobu państwowego. To rozróżnienie pomaga ustalić, kto podejmuje decyzje o dostępie.
Jakie błędy formalne najczęściej pojawiają się przy udostępnianiu akt?
Najczęstsze błędy to brak rejestracji udostępnienia, brak weryfikacji uprawnień wnioskodawcy, udostępnianie zbyt szerokiego zakresu dokumentacji, nieprawidłowe zabezpieczenie akt podczas wglądu oraz brak kontroli zwrotu i kompletności. To obszar często sprawdzany w praktyce archiwisty.
Jak przygotować się do pytań o kompetencje w archiwum zakładowym?
Najlepiej uczyć się "mapy ról": kierownik jednostki (decyzje i odpowiedzialność), archiwista zakładowy (organizacja, ewidencja, obsługa udostępnień), oraz administracja archiwalna (nadzór i wskazówki). Pomaga też przerabianie zadań, gdzie trzeba wskazać właściwy organ lub osobę.
info

Około 44% zdających odpowiada poprawnie na to pytanie. trudne

W praktyce zawodowej kluczowe jest to, że zasadniczo zgodę na udostępnienie akt z archiwum zakładowego wydaje kierownik jednostki (np. dyrektor), bo to jednostka odpowiada za posiadaną dokumentację i kontrolę dostępu do niej.

Materiały:

  • Instrukcja kancelaryjna i archiwalna obowiązująca w jednostce (wewnętrzne przepisy kancelaryjno-archiwalne)
  • Materiały dydaktyczne z kwalifikacji EKA.2 dotyczące archiwum zakładowego i udostępniania dokumentacji
  • Poradniki/wytyczne archiwalne dotyczące organizacji archiwum zakładowego i zasad dostępu do dokumentacji (publikacje archiwalne)
Zobacz też:

Aktualizacja pytania: 31.03.2026



Aktualizacja pytania: 31.03.2026
📡 Brak połączenia internetowego