Jest szczególnie ważna, gdy ustalenia są złożone lub ryzykowne: nietypowe trasy, kosztowne ładunki, wiele podwykonawców, kary umowne, krótkie terminy. Pisemne potwierdzenie pomaga uniknąć sporów o to, "kto co ustalił", i ułatwia rozliczenia z klientem oraz przewoźnikami.