W RODO obowiązuje zasada ograniczenia przechowywania: danych osobowych nie wolno trzymać "na zapas", lecz nie dłużej, niż jest to niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Oznacza to, że salon kosmetyczny powinien sam określić (w procedurach/polityce retencji), jak długo i po co przechowuje konkretne dane klienta.
Odpowiedź "Dane mogą być przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane" jest poprawna, bo dokładnie oddaje sens tej zasady: retencja wynika z celu (np. umówienie i wykonanie zabiegu, kontakt po usłudze, rozpatrzenie reklamacji, obrona przed roszczeniami, realizacja obowiązków prawnych). Po zakończeniu celu dane powinny zostać usunięte albo zanonimizowane.
Pozostałe propozycje są błędne z typowych powodów egzaminacyjnych:
- "Nie ma określonego limitu czasowego" – to mylące. RODO nie podaje jednego sztywnego terminu w latach, ale wprowadza ograniczenie: przechowywać wolno tylko przez czas konieczny do celu, a nie dowolnie długo.
- "Wyłącznie przez okres trwania zabiegu" – to zbyt restrykcyjne i nierealne. Często potrzebny jest czas na rozliczenie, kontakt organizacyjny czy obsługę reklamacji, więc dane mogą być przetwarzane również po zakończeniu samego zabiegu, jeśli jest to uzasadnione celem.
- "Przez okres 5 lat" – to przykład błędu przenoszenia innych obowiązków (np. dokumentów księgowych) na wszystkie dane klienta. Część informacji może podlegać innym wymogom, ale RODO jako zasada ogólna nie ustala jednej liczby lat dla całej "karty klienta" po każdym zabiegu.
W praktyce kluczowe na egzaminie jest skojarzenie: RODO = cel + minimalny niezbędny czas, a nie "zawsze X lat".
